Bạn đang ấp ủ một kế hoạch cải tạo không gian làm việc mới để “thổi một làn gió mới” cho doanh nghiệp của mình, thúc đẩy tăng năng suất và tạo ấn tượng tốt hơn với khách hàng và đối tác? Bên cạnh những kỳ vọng về một diện mạo hoàn toàn mới, quá trình này cũng tiềm ẩn không ít những vấn đề khi cải tạo văn phòng làm việc nếu như bạn không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Hãy cùng SALACONS “bóc tách” chi tiết những vấn đề này, đồng thời rút ra những giải pháp hữu hiệu giúp bạn xử lý triệt đề ngay từ đầu.

Vì Sao Cần Phải Cải Tạo Văn Phòng Làm Việc?

Quá trình cải tạo văn phòng không chỉ đơn thuần là làm mới các không gian làm việc mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực, tác động mạnh mẽ đến hiệu quả hoạt động và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp ở hiện tại và tương lai. Chính vì thế, việc tìm hiểu lý do “Vì sao cần phải cải tạo văn phòng làm việc?” là điều cần thiết và quan trọng. Dưới đây là các những lợi ích quan trọng mà việc cải tạo văn phòng mang đến cho các doanh nghiệp:

Nâng cao hiệu suất và năng suất làm việc: Đây là lý do cốt lõi của việc cải tạo văn phòng làm việc. Môi trường làm việc thoải mái, tiện nghi, khoa học và thẩm mỹ sẽ tạo động lực, khơi gợi sự sáng tạo và giúp nhân viên tập trung làm việc hiệu quả hơn.
Tối ưu hóa không gian làm việc: Cải tạo văn phòng làm việc giúp tận dụng tối đa diện tích không gian, loại bỏ những bố trí không hợp lý để phù hợp với nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp.
Cải thiện hình ảnh và thương hiệu công ty: Một văn phòng mới, hiện đại, chuyên nghiệp sẽ góp phần nâng cao uy tín và vị thế của doanh nghiệp với các đối tác.
Nâng cấp cơ sở vật chất và công nghệ: Cải tạo là dịp để doanh nghiệp đầu tư mới các trang thiết bị, nội thất văn phòng hiện đại, tiện nghi,… trợ công việc tốt hơn.
Tạo môi trường làm việc tốt hơn: Việc cải tạo & nâng cấp ánh sáng, không khí, trang thiết bị, dụng cụ và các tiện ích hiện đại phục vụ cho công việc sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và tăng sự gắn kết với công ty.
Thể hiện sự đổi mới & phát triển của doanh nghiệp: Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, thay đổi mô hình kinh doanh hoặc văn hóa làm việc, việc cải tạo văn phòng là điều tất yếu, để không gian làm việc phù hợp với những thay đổi này.
Đảm bảo an toàn và sức khỏe: Cải tạo văn phòng làm việc có thể bao gồm sửa chữa hư hỏng, thay thế các vật liệu cũ, nâng cấp hệ thống thông quạt, điều hòa, đèn chiếu sáng chất lượng,… Từ đó tạo ra một môi trường làm việc an toàn và lành mạnh cho nhân viên.
Tiết kiệm chi phí vận hành: Việc tối ưu hóa không gian và đầu tư các thiết bị hiện đại, tiết kiệm năng lượng giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí điện, nước, đặc biệt là chi phí vận hành lâu dài.

Những Vấn Đề Khi Cải Tạo Văn Phòng Làm Việc Thường Gặp

Việc xuất hiện các vấn để không thể lường trước được trong quá trình thi công cải tạo văn phòng là điều tất yếu và không thể thiếu trong mọi dự án khác nhau. Điều quan trọng là cách bạn đối diện và xử lý các vấn đề đó sao cho thỏa đáng nhất và để lại ít hậu quả nhất có thể. Dưới đây là những vấn đề thường gặp nhất mà các doanh nghiệp cần lưu ý:

1. Vấn đề về ngân sách

Thông thường có hai vấn đề thường gặp về ngân sách của các dự án cải tạo văn phòng làm việc sau:

Vượt quá dự toán: Đây là vấn đề phổ biến nhất về ngân sách cải tạo văn phòng làm việc do không có kế hoạch chi tiêu hợp lý, bao gồm xuất hiện các chi phí ẩn, phát sinh chi phí không lường trước. Từ đó khiến cho tổng chi phí cải tạo văn phòng vượt xa ngân sách của doanh nghiệp.
Lựa chọn vật liệu không phù hợp với ngân sách: Trên thị trường có rất nhiều các loại nguyên vật liệu khác nhau, chính vì vậy điều này cũng gây không ít một số khó khăn cho doanh nghiệp. Nếu lựa chọn vật liệu không phù hợp hoặc vượt quá ngân sách ban đầu cũng dẫn đến thâm hụt ngân sách cải tạo.

2. Vấn đề về thời gian

Thời gian cũng là một trong những vấn đề khi cải tạo văn phòng làm việc khiến nhiều người quan tâm, vì nếu không được tính toán và lên kế hoạch kỹ lưỡng, chi tiết thì rất có thể sẽ rơi vào một trong hai trường hợp dưới đây:

Kéo dài thời gian thi công: Các yếu tố như thời tiết xấu, sự chậm trễ, phối hợp không nhịp nhàng, hoặc những thay đổi đột ngột có thể khiến dự án kéo dài hơn so với kế hoạch ban đầu.
Gián đoạn hoạt động kinh doanh: Thời gian cải tạo kéo dài đồng nghĩa với việc hoạt động kinh doanh bị gián đoạn lâu hơn, ảnh hưởng đến năng suất và doanh thu của doanh nghiệp.

3. Vấn đề về thiết kế và công năng

Bên cạnh các vấn đề về ngân sách, thời gian, thì các vấn đề về thiết và công năng của văn phòng mới để phù hợp với xu hướng và mục đích sử dụng của doanh nghiệp cũng là trăn trở của không ít của chủ doanh nghiệp.

Thiết kế không tối ưu không gian: Các không gian trong văn phòng sau khi cải tạo vẫn chưa được tận dụng hiệu quả, bố trí nội thất không thuận tiện cho công việc.
Thiếu tính linh hoạt: Thiết kế không đáp ứng được sự thay đổi trong tương lai của doanh nghiệp hoặc không phù hợp với các loại hình công việc khác nhau.
Không đảm bảo tính thẩm mỹ và độ nhận diện thương hiệu: Cấu trúc và trang trí văn phòng không mong muốn hoặc không làm nổi được bản sắc văn hóa và thương hiệu của công ty so với các doanh nghiệp xung quanh.
Không đem đến sự thoải mái, đổi mới: Thiếu ánh sáng, văn phòng bí bách, bàn ghế không phù hợp,…

4. Vấn đề về chất lượng thi công và vật liệu

Một số vấn đề về chất lượng thi công và vật liệu khi cải tạo văn phòng làm việc mà bạn cần quan tâm bao gồm:

Chất lượng thi công kém: Văn phòng mới cải tạo có dấu hiệu bị lỗi kỹ thuật, ảnh hưởng đến độ bền và thẩm mỹ của văn phòng do đội ngũ thi công cẩu thả.
Sử dụng vật liệu kém chất lượng: Sử dụng vật liệu giá rẻ, không đảm bảo chất lượng, dẫn đến tình trạng văn phòng rất nhanh xuống cấp sau này.
Không kiểm soát chặt chẽ chất lượng: Thiếu sự giám sát kỹ lưỡng trong quá trình thi công có thể dẫn đến những sai sót không được phát hiện và xử lý kịp thời.

5. Vấn đề về pháp lý và giấy phép

Trước khi tiến hành thi công cải tạo văn phòng, đối với các loại hình văn phòng đi thuê hoặc đi mượn cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ pháp lý và xin phép chủ nhà (nếu cần) trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp thường bỏ qua công đoạn này và dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng sau đây:

Thiếu giấy phép sửa chữa, cải tạo.
Không tuân thủ các quy định về an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy.

6. Vấn đề về hợp tác và giao tiếp

Thiếu sự phối hợp giữa chủ đầu tư, kiến trúc sư, nhà thầu, và các đơn vị cung cấp vật liệu.
Bất đồng quan điểm, không có tiếng nói chung, hiểu lầm, chậm trễ trong việc giải quyết vấn đề và không đáp ứng được yêu cầu của chủ đầu tư.

7. Vấn đề về quản lý dự án

Nhà quản lý thiếu kinh nghiệm cải tạo văn phòng, quản lý dự án, lơ là, không kiểm soát được tiến độ, chi phí và chất lượng của dự án.
Không có kế hoạch dự phòng khi có sự cố phát sinh dẫn đến nhiều hệ lụy, làm gián đoạn tiến độ thi công.

Vậy đây là nguyên nhân dẫn đến những vấn đề khi cải tạo văn phòng làm việc nêu trên? Tất cả sẽ có trong câu trả lời dưới đây.

Nguyên Nhân Dẫn Đến Những Vấn Đề Khi Cải Tạo Văn Phòng Làm Việc

Trên thực tế, những vấn đề khi cải tạo văn phòng làm việc thường có rất nhiều nguyên nhân khác nhau, có thể là do nguyên nhân chủ quan từ con người hoặc cũng có thể là do khách quan, cụ thể:

Nguyên nhân chủ quan:

Không có kế hoạch cải tạo văn phòng chi tiết, rõ ràng: Không xác định được mục tiêu cải tạo; Ngân sách không được hoạch định cẩn thận; Lịch trình công việc không thực tế; Thiếu bản vẽ thiết kế chi tiết.
Chọn đối tác không phù hợp: Nhà thầu thiếu kinh nghiệm hoặc không uy tín; Kiến trúc sư/nhà thiết kế không hiểu rõ nhu cầu của doanh nghiệp; Đơn vị cung cấp vật liệu không đáng tin cậy.
Quản lý dự án kém: Thiếu người quản lý dự án có kinh nghiệm; Trao đổi giữa các bên không tốt; Không theo dõi sát sao tiến độ và chất lượng; Thiếu linh hoạt trong việc xử lý các tình huống bất ngờ.
Thay đổi yêu cầu đột ngột trong quá trình thi công: Không có quy trình duyệt thay đổi rõ ràng; Chủ đầu tư thay đổi ý định đột ngột.

Nguyên nhân khách quan:

Biến động giá cả vật liệu
Thời tiết xấu
Các vấn đề pháp lý phát sinh

Hậu Quả Khi Không Xử Lý Tốt Những Vấn Đề Khi Cải Tạo Văn Phòng Làm Việc

Nếu xảy ra những vấn đề khi cải tạo văn phòng làm việc mà không được xử lý tốt thì rất có thể doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều hậu quả nghiêm trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, tài chính và hình ảnh thương hiệu.

Chất lượng công trình không đảm bảo, nhanh xuống cấp, dễ hư hỏng, mất an toàn cho nhân viên và phải tốn thêm chi phí sửa chữa, bảo trì.
Ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc, giảm hiệu suất làm việc, gây bất tiện và ảnh hưởng đến tinh thần của nhân viên.
Đội vốn và phát sinh chi phí, gây áp lực tài chính cho doanh nghiệp.
Chậm tiến độ, gián đoạn hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng đến doanh thu và uy tín của doanh nghiệp, lu mờ hình ảnh trong tâm trí của khách hàng.
Mất an toàn lao động, tai nạn, thương tích cho công nhân hoặc nhân viên, thậm chí bị đình chỉ thi công, trong trường hợp xấu có thể gây thiệt hại lớn về người và tài sản.
…

Qua đây, chúng ta không thể phủ nhận những tác hại to lớn của việc bỏ qua những vấn đề khi cải tạo văn phòng làm việc sẽ gây ra nhiều hậu quả xấu về nhiều mặt từ tài chính, thời gian, hiệu quả và cả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì thế, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng, giám sát chặt chẽ và lựa chọn đơn vị thi công uy tín để đảm bảo dự án cải tạo đạt được các mục tiêu đã đề ra ban đầu.

Giải Pháp Khắc Phục Những Vấn Đề Khi Cải Tạo Văn Phòng Làm Việc

Để khắc phục hiệu quả những vấn đề khi cải tạo văn phòng làm việc thường gặp, doanh nghiệp cần phải thực hiện đồng thời các giải pháp phòng tránh từ khâu chuẩn bị đến công đoạn giám sát thi công chặt chẽ. Dưới đây là các giải pháp cải tạo văn phòng thực tiễn, được tổng hợp từ kinh nghiệm và khuyến nghị của các chuyên gia:

Đánh giá đúng hiện trạng và xác định nhu cầu cải tạo rõ ràng: Bằng cách không nên bỏ qua bước khảo sát kỹ lưỡng tình trạng hiện tại của văn phòng. Từ đó giúp bạn nhận diện đúng vấn đề và tránh bỏ sót các yếu tố quan trọng.
Lập kế hoạch chi tiết và dự trù ngân sách: Xây dựng một bảng kế hoạch cải tạo văn phòng làm việc cụ thể, chi tiết với đầy đủ các thông tin như mục tiêu, phạm vi công việc, tiến độ, ngân sách và các phương án dự phòng.
Thiết kế không gian hợp lý, tối ưu công năng: Hãy đầu tư nghiên cứu, phân tích để thiết kế ra một bản thiết kế văn phòng hiện đại tối ưu cách bố trí nội thất, ánh sáng, màu sắc hài hòa, tận dụng tối đa không gian và ánh sáng tự nhiên,…
Lựa chọn nhà thầu cải tạo văn phòng, đơn vị thiết kế uy tín: Nên cân nhắc lựa chọn đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ thiết kế, thi công, sửa chữa, cải tạo văn phòng trọn gói. Vì những đơn vị này thường có chuyên môn cao, kinh nghiệm dày dặn và có mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp nguyên vật liệu lớn sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu đáng kể nhưng vẫn đảm bảo chất lượng.
Sử dụng vật liệu và trang thiết bị phù hợp: Ưu tiên vật liệu bền, dễ thi công, thân thiện môi trường và tiết kiệm chi phí, đồng thời tận dụng tối đa các thiết bị, nội thất có thể tái sử dụng để tiết kiệm chi phí và tránh lãng phí.
Đảm bảo an toàn và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.
Giám sát chặt chẽ quá trình thi công.

Trên đây là toàn bộ những vấn đề khi cải tạo văn phòng làm việc thường gặp, cũng như là nguyên nhân, hậu quả và cách khắc phục hiệu quả để doanh nghiệp có thể tối ưu hiệu quả cải tạo văn phòng cho chính doanh nghiệp của mình. SALACONS tin chắc với những kiến thức bổ ích trên đây sẽ giúp bạn nhanh chóng có một văn phòng làm việc mới đầy đủ tiện nghi, đảm bảo an toàn và góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Tham khảo ngay: Hướng Dẫn Cải Tạo Văn Phòng: Quy Trình, Ý Tưởng & Lưu Ý Quan Trọng

Nếu bạn có bất cứ khó khăn khi cải tạo văn phòng hay muốn tìm kiếm một đối tác sửa chữa, cải tạo văn phòng uy tín, chất lượng tại Quảng Ngãi, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ và đồng hành tận tình trong suốt quá trình trước, trong và sau khi cải tạo. Với kinh nghiệm hơn 10 năm trong lĩnh vực thi công công trình xây dựng cho hàng trăm người dân, doanh nghiệp và các xí nghiệp tại Quảng Ngãi. SALACONS tự hào sẽ mang đến cho bạn kết quả cải tạo văn phòng ưng ý nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: